La flexibilidad es el gran beneficio que aporta la externalización de las funciones TI de una empresa, ya que es posible distribuir las cargas de trabajo entre los recursos según el momento del proceso de desarrollo en el que se esté. De esta forma, se evitan los peligroso tiempos muertos, que conlleva unos costes implicados. Así, el cliente obtiene una ventaja muy importante: sólo paga por lo que se produce.

En un artículo anterior se ha abordado la externalización desde el punto de vista de las ventajas que aporta al departamento de IT de una empresa de tamaño mediano. Ello no quiere decir que la externalización no aporte valor a las grandes empresas, todo lo contrario, muchas de ellas ya se han embarcado en semejante iniciativa.

Las ventajas que se habían identificado para medianas compañías se basaban todas en "la unión hace la fuerza". Así la externalización les daba de alguna forma la posibilidad de compartir recursos con otras empresas de forma que disfrutaban de las ventajas (recursos compartidos, especialización, sinergias, etc.) que los podría dar un gran departamento de IT.

Sin embargo las grandes empresas ya disponen de ese gran departamento de IT por lo que a primera vista la externalización no debería aportarles beneficios. Sin embargo son muchas las grandes empresas que han externalizado actividades de Tecnología. A continuación se intenta identificar, en base a la experiencia adquirida, las razones de tal decisión y los beneficios que ha podido suponer la externalización.

Mi percepción de los departamentos de IT de las grandes empresas es que, aun siendo muy grandes, con profesionales muy especializados y con alto conocimientos, están bastante granularizados y tienen un intercambio de profesionales menor al que necesitan. Por lo tanto cada responsable de área (por ejemplo responsable de determinada aplicación) dentro del departamento de IT acaba realmente funcionando como un departamento de IT de una empresa de menor tamaño con el problema añadido de que bajo su responsabilidad no están todas las actividades que afectan a dicha aplicación. Así el responsable de la aplicación Comercial no tiene control sobre la aplicación de Distribución (con la que muy probablemente tenga interfases) ni con la parte de infraestructura necesaria para soportarla, ni con otros departamentos de Usuarios, Control de Calidad, Metodología, etc.

Por lo tanto los proyectos que afectan a su area (por ejemplo el desarrollo de un nuevo módulo para la aplicación) requieren de algunas actividades que no caen bajo el control del responsable del área. La existencia de estas actividades limitara su capacidad de llevar a cabo sus planificaciones y ocasionara tiempos muertos y picos de trabajo. Es en este aspecto donde la flexibilidad aportada por la externalización puede suponer importantes ahorros de coste para las grandes empresas. A continuación se presenta como ejemplo uno de los proyectos en los que he colaborado recientemente.

La externalización permite reducir, casi eliminar, el coste de los tiempos muertos de forma que el cliente paga por lo que se produce.

La planificación inicial de los trabajos fue de 3 meses de desarrollo además de 1 mes de pruebas de usuario. Las principales actividades no controlables por nuestro cliente son la codificación de una serie de transacciones que debe invocar la aplicación y la disponibilidad de los usuarios para las pruebas correspondientes.

Las razones de las que he hablado anteriormente, además de la introducción de cambios de alcance, llevaron a que el proyecto se dilatara un 150% en el tiempo mientras que el presupuesto se incrementó únicamente en un 20% principalmente imputable a los cambios de alcance. Ello fue posible gracias a la flexibilidad que ofrece la externalización, permitiendo redistribuir el equipo entre los distintos proyectos en función de la carga de trabajo de los mismos.

Esta flexibilidad esta basada en una asignación y desasignación constante de personal al proyecto, lo que en un principio pone el riesgo la continuidad del conocimiento de la aplicación/negocio por parte del equipo de trabajo. El éxito final del proyecto, tanto en calidad del producto entregado como en ahorro de costes esta basado en los siguientes factores:

• Una buena documentación de definición y diseño del aplicativo a desarrollar
• La posibilidad de mantener un núcleo estable de personal a lo largo de todo el proyecto a lo que ayuda la ausencia de paradas totales en el desarrollo
• La aceptación del hecho de que la asignación y desasignación de personas no es inmediata y tiene cierto coste, es decir, que la flexibilidad de la factoría no es absoluta ni los recursos no son infinitos

En resumen, en un entorno de fechas cambiantes, replanificación de actividades y tiempos muertos en proyectos la externalización permite reducir, casi eliminar, el coste de los tiempos muertos de forma que el cliente paga por lo que se produce.